Сальдо Ozon не сходится с прошлым месяцем: почему и что делать

Начальное сальдо в отчёте Ozon за текущий месяц почти всегда не совпадает с конечным сальдо прошлого месяца по одной причине: между двумя выгрузками площадка провела операции, которые относятся к прошлому периоду. Это доначисления и сторно комиссии, компенсации за утерянный товар, пересчёт логистики, удержания по возвратам. Ozon пересчитывает входящее сальдо с учётом этих операций, а ваша старая выгрузка их не видела. В оборотной ведомости по товарам механика та же: остаток на конец одного периода и на начало следующего расходятся из-за товаров в пути, актов приёмки и инвентаризаций, оформленных позже.

Ниже разбираем, почему сальдо в отчётах Ozon не сходится между месяцами, как найти конкретные операции, которые создали разницу, и какие отчёты нужно загружать в 1С, чтобы суммы в 1С и отчёте Ozon перестали расходиться.

Почему в отчёте текущего месяца начальное сальдо не сходится с конечным сальдо прошлого

Финансовые данные в личном кабинете Ozon живые: раздел с балансом и начислениями обновляется по мере проведения операций, в том числе задним числом. Выгрузка, которую вы сделали 1-го числа, — снимок на момент выгрузки, а не закрытый документ. Отсюда пять типовых причин расхождения.

1. Операции прошлого периода, проведённые позже

Самая частая причина. Площадка может провести в следующем месяце операцию, которая экономически относится к прошлому:

• компенсацию за товар, утерянный или повреждённый на складе Ozon;
• сторно или доначисление комиссии после пересчёта по категории или цене;
• корректировку стоимости логистики, например после перемера габаритов;
• удержания и возвраты по заказам, которые покупатель вернул уже в новом месяце;
• списание или возврат бонусов и баллов, участвующих в цене.

В вашей прошлой выгрузке этих операций нет, а Ozon уже учёл их во входящем сальдо нового отчёта. Разница между «вашим» конечным сальдо и «их» начальным — ровно сумма таких операций.

2. Сравниваются разные отчёты

В кабинете Ozon несколько отчётов с цифрами по деньгам, и считают они по-разному:

• Баланс и начисления — оперативные данные по дате проведения операции, меняются в реальном времени.
• Отчёт о реализации (отчёт комиссионера) — ежемесячный документ. Продажа в нём признаётся по факту передачи товара покупателю, а не по дате заказа или отгрузки.
• Акт сверки взаиморасчётов — итоговое сальдо обязательств без разбивки по товарам.

Если конечное сальдо взять из баланса за прошлый месяц, а начальное — из отчёта о реализации или акта сверки за текущий, они не обязаны совпадать. Сверять сальдо можно только внутри одного типа отчёта.

3. Выгрузка сделана до закрытия периода

Если отчёт за сентябрь выгрузили 30 сентября или утром 1 октября, в него могли не попасть операции последнего дня. Ozon проведёт их позже, но датой сентября. Конечное сальдо в вашей выгрузке окажется неполным.

4. Выплаты и платежи на стыке месяцев

Выплата продавцу, сформированная в конце месяца, уменьшает задолженность Ozon перед вами в момент формирования. На расчётный счёт деньги приходят позже, иногда уже в следующем месяце. Если в одном месте вы ориентируетесь на дату выплаты в кабинете, а в другом — на дату поступления по банку, сальдо поедет на сумму выплаты в пути.

5. Несколько договоров, кабинетов или схем

У продавца бывает несколько кабинетов, юрлиц или ИП, а иногда отдельные договоры на продажу и на услуги. Если прошлую выгрузку делали по одному кабинету, а текущую — по всем, или наоборот, сальдо не совпадёт по определению.

Оборотная ведомость Ozon по товарам: почему не сходятся остатки двух смежных периодов

С товарами логика похожая. Если в отчёте об остатках и движении товаров остаток на конец сентября не равен остатку на начало октября, ищите расхождение в этих местах.

Товар в пути и на приёмке

Поставка на склад Ozon становится остатком не в день отгрузки, а после приёмки. Пока коробки едут или ждут разгрузки, они не входят в остаток на складе. Если приёмка закончилась после закрытия периода, а отчёт перестроили задним числом, остатки на стыке разойдутся.

Расхождения при приёмке

Недостача или излишки при приёмке оформляются актом, и иногда это происходит через несколько дней после поставки. Пока акта нет, количество в отчёте может отличаться от вашего документа поставки. Когда акт оформлен, площадка корректирует данные, в том числе за прошлый период.

Инвентаризация, утеря и брак на складе

По итогам внутренних проверок склад может списать товар как утерянный или повреждённый либо, наоборот, «найти» ранее потерянный. Корректировки остатков иногда проводятся датой, отличной от даты выгрузки вашего отчёта. За утерянный по вине площадки товар обычно положена компенсация, и она всплывёт уже в финансовом сальдо из первой части статьи.

Перемещения между складами и возвраты в пути

Товар, который Ozon перемещает между складами или кластерами, на время перемещения не числится ни на одном складе как доступный. Возврат от покупателя тоже некоторое время находится в пути. Если отчёт строится только по стоку «на складе», без товаров в пути, остатки на конец и на начало соседних периодов будут отличаться.

Разные фильтры и статусы

Проверьте, что оба отчёта построены одинаково: по всем складам или по одному, только по доступному к продаже товару или с браком, резервом и товаром на утилизации. Остаток «доступно к продаже» на конец месяца и полный остаток на начало следующего — разные показатели.

Как найти разницу: пошаговый алгоритм

1. Возьмите оба значения из одного отчёта. Выгрузите заново тот же тип отчёта за прошлый месяц, а не берите старый файл. Если в свежей выгрузке конечное сальдо прошлого месяца совпадает с начальным текущего, значит, данные за прошлый период изменились после первой выгрузки.
2. Сравните старую и новую выгрузку прошлого месяца. Разница между ними — операции, проведённые задним числом. В детализации начислений отфильтруйте операции с датой прошлого месяца, которые появились позже.
3. Разложите разницу по типам. Компенсации, сторно комиссии, логистика, возвраты, бонусы. Каждую сумму нужно отразить в учёте как отдельную операцию, а не «подгонять» сальдо.
4. Проверьте выплаты на стыке. Сопоставьте выплаты в кабинете с поступлениями на расчётный счёт: даты и суммы.
5. Для товаров сверьте поставки, акты приёмки и инвентаризации. Для каждого артикула с расхождением найдите поставку, акт или корректировку, которая его объясняет.
6. Если разница не объясняется — запросите акт сверки и, при необходимости, обращение в поддержку с указанием конкретных сумм и периодов.

Полезная привычка — сохранять выгрузку с датой и временем в имени файла. Через три месяца станет понятно, какие данные вы видели тогда, а какие изменились потом.

Почему не сходится сумма в отчёте Ozon и в 1С и какие отчёты загружать

Когда суммы в 1С и отчёт Ozon не сходятся, чаще всего в 1С загружены не те отчёты или не все. Базовый принцип: основание для бухгалтерских записей — ежемесячный отчёт о реализации (отчёт комиссионера), а не оперативный баланс из кабинета. Для полного учёта в 1С нужны:

• отчёт о реализации — выручка, возвраты и вознаграждение площадки по каждой продаже;
• отчёты о компенсациях и декомпенсациях — компенсации за товар, утерянный или повреждённый по вине Ozon, и их сторно, если товар потом нашёлся;
• прочие начисления и удержания — разовые удержания и корректировки из раздела начислений и отчёта о взаиморасчётах;
• документы на услуги площадки — логистика, хранение, продвижение и другие услуги, которые Ozon удерживает из выручки;
• выписка по расчётному счёту — фактические поступления выплат.

Если загружать только отчёт о реализации и выписку, в 1С не будет компенсаций, декомпенсаций, корректировок и части услуг. Сальдо расчётов с Ozon в 1С будет расходиться с данными площадки ровно на эти суммы. Откуда берутся такие расхождения в целом и как выстроить учёт для продавца — в разборах почему отчёты WB и Ozon не сходятся с бухучётом и что учитывать в бухучёте продавца на маркетплейсах.

Отдельная история — копейки. Площадка считает комиссию и удержания по каждой операции и округляет каждую строку, а 1С при загрузке может пересчитать сумму итогом. Расхождение в несколько рублей на тысячах строк — обычно эффект округления, а не потерянные деньги. Но его тоже нужно отразить, а не оставлять висеть в сальдо.

Как не возвращаться к этой проблеме каждый месяц

• Закрывайте месяц в учёте по официальному отчёту о реализации, а не по выгрузке из кабинета на 1-е число.
• Операции прошлых периодов, которые пришли позже, отражайте в текущем периоде отдельной строкой с пометкой, к какому месяцу они относятся.
• Сверяйте сальдо расчётов с Ozon ежемесячно и запрашивайте акт сверки. Как оформить сверку с контрагентом в 1С, разобрано в статье про сверку расчётов в 1С.
• По товарам раз в месяц сверяйте остатки в 1С с отчётом площадки по каждому артикулу, а не только итоговым количеством.

Частые вопросы