Просроченная дебиторская задолженность: что делать — план по шагам

Если у вас появилась просроченная дебиторская задолженность, что делать в первую очередь — сверить, что долг действительно просрочен, и в тот же день связаться с покупателем, чтобы узнать причину. Дальше по ситуации: приостановить новые отгрузки, письменно согласовать график погашения, провести зачёт встречных требований, а если должник молчит — направить претензию с процентами и через 30 дней идти в суд. Главное правило: у каждого просроченного долга должны быть ответственный и дата следующего шага.

Ниже — пошаговый план для бухгалтера, финансового директора или юриста: что делать в первую неделю, какие инструменты Гражданский кодекс даёт ещё до суда и как не упустить налоговые возможности по долгу, который так и не вернули.

Шаг 1. Убедитесь, что долг действительно просрочен

Звучит очевидно, но здесь ошибаются чаще всего. Отчёт по счёту 62 показывает, сколько вам должны, но не показывает, наступил ли срок оплаты. Просрочка начинается на следующий день после даты оплаты по договору — а не с даты отгрузки. Если в договоре отсрочка 30 дней, покупатель, получивший товар 20 дней назад, никому ничего не должен.

Перед тем как писать должнику, проверьте:

• Срок оплаты по договору или спецификации. Иногда он считается не от отгрузки, а от подписания акта, получения счёта или УПД.
• Документы на отгрузку. Подписаны ли УПД или накладные покупателем. Если документа с подписью нет, доказывать передачу товара будет сложнее.
• Поступления, которые ещё не разнесли. Покупатель мог заплатить с другого юрлица, одним платежом за несколько счетов или с ошибкой в назначении.
• Сверку. Если суммы не бьются, начните с акта сверки — как его сформировать и разобрать расхождения, описано в статье про сверку расчётов с контрагентами в 1С.

Если в 1С у договоров не заведены сроки оплаты, первое, что нужно исправить, — именно это. Без сроков вы не построите отчёт по просрочке, а значит, не поймёте, какие долги требуют действий уже сегодня. Как правильно вести счета расчётов, разобрано в статье про учёт дебиторской задолженности.

Шаг 2. Выясните причину — от неё зависит всё остальное

Просрочка — это симптом. Покупатель может не платить по совершенно разным причинам, и реагировать на них нужно по-разному. Позвоните и напишите в первый же день: чем раньше вы узнаете причину, тем больше у вас вариантов.

Причина	Что обычно происходит	Что делать
Техническая	Счёт потерялся, не дошли документы, платёж застрял на согласовании	Переслать документы, узнать, у кого платёж «лежит», зафиксировать дату оплаты
Спор по качеству или объёму	Покупатель недоволен поставкой и придерживает деньги	Разобрать претензию по существу, оплачивать бесспорную часть отдельно
Кассовый разрыв	Клиент нормальный, но денег сейчас нет	Стоп новым отгрузкам, письменный график погашения
Признаки проблем у должника	Не берут трубку, сменился директор, на сайте ФНС — сведения о предстоящем исключении или ликвидации	Не ждать: сразу претензия, затем суд; проверить сообщения о банкротстве

Каждый разговор с должником заканчивайте конкретной датой: «оплатим до 15-го» — и фиксируйте её в учётной системе или CRM. Обещание без даты и без записи ничего не стоит: через месяц никто не вспомнит, кто и что говорил.

Шаг 3. Остановите новые отгрузки должнику

Самая частая ошибка — продолжать отгружать покупателю, который уже не платит. Менеджеру нужно закрыть план, клиент обещает «вот-вот», и долг растёт. Закон прямо разрешает этого не делать.

Если по договору купли-продажи продавец обязан передать покупателю не только неоплаченные товары, но и другие, он вправе приостановить передачу этих товаров до полной оплаты всех ранее переданных товаров, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором (п. 5 ст. 486 ГК РФ). Есть и общее правило о встречном исполнении: если обязанная сторона не предоставляет предусмотренное договором исполнение, сторона, на которой лежит встречное исполнение, вправе приостановить исполнение своего обязательства или отказаться от его исполнения и потребовать возмещения убытков (п. 2 ст. 328 ГК РФ), если законом или договором не установлено иное (п. 4 ст. 328 ГК РФ).

Перед тем как ссылаться на эти нормы, перечитайте договор: если в нём прямо написано, что поставщик обязан отгружать независимо от оплаты прошлых партий, правило «по умолчанию» может не сработать. О приостановке лучше уведомить покупателя письменно — так меньше шансов, что он потом заявит о нарушении сроков поставки уже с вашей стороны.

Для договора поставки есть ещё более сильный инструмент. Односторонний отказ от исполнения договора допускается в случае его существенного нарушения одной из сторон (п. 1 ст. 523 ГК РФ), а нарушение договора покупателем предполагается существенным, в частности, при неоднократном нарушении сроков оплаты товаров (п. 3 ст. 523 ГК РФ). Договор считается расторгнутым или изменённым с момента получения покупателем уведомления об отказе, если иной срок не указан в уведомлении или не определён соглашением сторон (п. 4 ст. 523 ГК РФ). Выход из договора не отменяет долга: деньги за уже поставленный товар покупатель по-прежнему должен.

Шаг 4. Договоритесь — но только письменно

Если должник признаёт долг и готов платить частями, это часто лучший вариант: быстрее и дешевле любого суда. Но устную договорённость превращайте в документ — соглашение о погашении задолженности с графиком платежей, гарантийное письмо или хотя бы подписанный акт сверки.

У письменного признания есть важный юридический эффект. Течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга; после перерыва срок начинается заново, а время, истёкшее до перерыва, в новый срок не засчитывается (ст. 203 ГК РФ). Общий срок исковой давности — три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Подписанный должником график погашения или акт сверки с суммой долга может как раз и стать таким признанием. Подробнее — в статье про сроки исковой давности по дебиторской задолженности.

Если денег у должника нет, но есть имущество, обсудите отступное. По соглашению сторон обязательство может быть прекращено предоставлением отступного — уплатой денежных средств или передачей иного имущества (ст. 409 ГК РФ). Например, вместо оплаты поставки вы забираете у покупателя часть товара, оборудование или другое имущество. Перед подписанием посчитайте с бухгалтером налоговые последствия такой сделки и убедитесь, что имущество действительно вам нужно и его можно продать.

Шаг 5. Проверьте, нельзя ли просто зачесть долг

Бывает, что вы и сами что-то должны этому контрагенту: он вам — за товар, вы ему — за услуги, аренду или другую поставку. Тогда долг можно закрыть без единого платежа. Обязательство прекращается полностью или частично зачётом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определён моментом востребования; для зачёта достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ).

Что это значит на практике:

• Требования должны быть встречными и однородными — например, оба денежные.
• Срок по требованию, которое вы зачитываете, должен наступить. Ваш просроченный долг этому условию как раз отвечает.
• Согласие должника не нужно — достаточно направить ему заявление о зачёте. Сохраните доказательства того, что заявление отправлено и получено.

Зачёт возможен не всегда: случаи, когда он не допускается, перечислены в ст. 411 ГК РФ, а дополнительные ограничения может установить договор. Поэтому перед отправкой заявления перечитайте договор с контрагентом и не откладывайте зачёт по старым долгам.

Шаг 6. Если ждать не хочется — уступите долг

Когда деньги нужны сейчас, а должник платить не торопится, требование можно продать. Право требования, принадлежащее кредитору на основании обязательства, может быть передано им другому лицу по сделке — уступке требования (п. 1 ст. 382 ГК РФ). Согласие должника для этого не требуется, если иное не предусмотрено законом или договором (п. 2 ст. 382 ГК РФ).

Должника нужно уведомить письменно: если он не был уведомлён о переходе прав, новый кредитор несёт риск неблагоприятных последствий, а исполнение первоначальному кредитору до получения уведомления прекращает обязательство (п. 3 ст. 382 ГК РФ). Цену уступки стороны определяют сами, и обычно долг продают с дисконтом — чем сомнительнее должник, тем больше скидка. Это способ быстро получить часть денег и снять с себя работу по взысканию, но не способ вернуть всю сумму.

Шаг 7. Претензия с процентами — и отсчёт 30 дней

Если должник не отвечает или обещания не выполняются, пора переходить к формальной части. Гражданско-правовые споры о взыскании денежных средств по требованиям из договоров могут быть переданы в арбитражный суд после принятия мер по досудебному урегулированию — по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии, если иные срок или порядок не установлены законом или договором (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Каждый день, на который вы откладываете претензию, отодвигает и возможный иск.

В претензию включайте не только основной долг, но и санкции. Если покупатель своевременно не оплачивает переданный по договору товар, продавец вправе потребовать оплаты товара и уплаты процентов по ст. 395 ГК РФ (п. 3 ст. 486 ГК РФ). Размер процентов определяется ключевой ставкой Банка России, действовавшей в соответствующие периоды, если иной размер не установлен законом или договором (п. 1 ст. 395 ГК РФ). Если же договором предусмотрена неустойка за просрочку оплаты, проценты по ст. 395 не взыскиваются, если иное не предусмотрено законом или договором (п. 4 ст. 395 ГК РФ) — тогда считаете неустойку.

Сумму к претензии удобно посчитать в бесплатном калькуляторе неустойки и процентов, а формулу с примерами можно посмотреть в статье про неустойку по договору поставки. Отправляйте претензию способом, который оставит доказательства: заказным письмом с описью вложения или через ЭДО, если договор это допускает.

Шаг 8. Суд: начните с судебного приказа

Если долг бесспорный и подтверждён документами, в арбитраже есть быстрый путь — приказное производство. Причём 30-дневный претензионный срок для него не нужен: по требованиям из гражданских правоотношений принятие мер по досудебному урегулированию до обращения с заявлением о выдаче судебного приказа не требуется (п. 7 постановления Пленума ВС РФ от 27.12.2016 № 62). Претензия всё равно полезна — для переговоров и как готовый расчёт процентов. Судебный приказ выдаётся по делам, в которых требования вытекают из неисполнения или ненадлежащего исполнения договора и основаны на представленных взыскателем документах, устанавливающих денежные обязательства, если цена заявленных требований не превышает 750 000 рублей (п. 1 ст. 229.2 АПК РФ). Это вариант для бесспорных долгов, по которым у вас есть договор, подписанные УПД или акты и, в идеале, акт сверки.

Если сумма больше, должник спорит по существу или приказ отменили по его возражениям, дело рассматривается в исковом порядке. Какой формат суда выбрать, сколько стоит госпошлина и что делать, когда решение есть, а денег нет, — подробно в статье про взыскание дебиторской задолженности.

Шаг 9. Не забудьте про учёт и налоги

Пока вы работаете с должником, долг продолжает жить в учёте — и на нём можно законно сэкономить налог. Для организаций на налоге на прибыль, которые формируют резерв по сомнительным долгам, сомнительным признаётся задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, работ, услуг, если она не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК РФ). Сумма резерва зависит от срока возникновения долга (п. 4 ст. 266 НК РФ):

Срок возникновения сомнительного долга	Что включается в резерв
Свыше 90 календарных дней	Полная сумма долга
От 45 до 90 календарных дней включительно	50% суммы долга
До 45 дней	Не увеличивает резерв

Резерв, исчисленный по итогам налогового периода, не может превышать 10% выручки за этот период. Поэтому отчёт по просрочке удобно строить сразу с «корзинами» до 45, 45–90 и свыше 90 дней: один и тот же отчёт подходит и для работы с должниками, и для налогового учёта. Как встроить такие корзины в процессы компании, разобрано в статье про регламент управления дебиторской задолженностью.

Если вернуть долг так и не удалось — истекла исковая давность или должника исключили из ЕГРЮЛ, — его списывают. Порядок и документы описаны в статье про списание дебиторской задолженности.

Короткий чек-лист: что делать с просроченным долгом

1. Проверить по договору, что срок оплаты действительно прошёл, и убедиться, что платёж не потерялся.
2. В первый же день связаться с покупателем, выяснить причину и зафиксировать обещанную дату.
3. Приостановить новые отгрузки должнику и письменно уведомить его об этом.
4. Если покупатель готов платить частями — подписать график погашения или акт сверки.
5. Проверить встречные долги перед этим контрагентом и при возможности направить заявление о зачёте.
6. Если должник молчит — направить претензию с расчётом процентов или неустойки и зафиксировать дату отправки.
7. По бесспорному долгу до 750 000 ₽ — заявление о выдаче судебного приказа (претензионный срок ждать не нужно); в остальных случаях — иск через 30 дней после претензии.
8. Параллельно — учитывать долг в резерве по сомнительным долгам и следить за сроком исковой давности.

Порядок шагов не догма. Если у должника явные признаки проблем — сменился директор, не отвечают ни по одному каналу, появились сведения о ликвидации, — переходите к претензии и суду сразу, не тратя недели на уговоры.

Частые вопросы